Apa pengertian dari stock opname? Mengapa stock opname sangat berperan penting dalam bisnis, khususnya bisnis online? Kapan stock opname baiknya dilakukan? Simak penjelasan UPFOS dalam artikel satu ini, ya.  

Stock opname memiliki pengertian sebagai media atau proses yang membantu kegiatan penghitungan jumlah barang atau produk yang menumpuk di gudang sebelum barang tersebut dijual kepada pelanggan. 

Pada dasarnya, kegiatan ini tidak hanya digunakan untuk menghitung persediaan saja, tetapi juga dapat digunakan untuk menghitung barang atau benda yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. 

Baca juga: 5 Cara Mengelola Stok Barang dengan Efisien 

Tujuan dilakukannya Stock Opname 

Mengukur jumlah produksi dalam gudang dengan tepat. Maka dari itu, intensitas penggunaannya sangat tinggi dan dilakukan dalam interval waktu tertentu. 

Selain itu, juga untuk mengetahui kesesuaian antara jumlah yang tercatat dalam administrasi pembukuan atau keuangan bisnis dengan situasi riil yang ada. 

Ketika jumlah tersebut tidak sesuai, proses bisnis dapat terganggu, misalnya ketika karyawan harus mengeluarkan produk yang diminta oleh customer, namun tidak dapat melakukannya karena meskipun tercatat dalam pembukuan bahwa masih ada persediaan dan saat dicek manual, ternyata di gudang sudah tidak ada lagi yang tersisa. 

Kasus ini sering terjadi, oleh karena itu sangat penting untuk kamu pebisnis online untuk cek kembali stok kamu dengan proses stock opname.  

Satu lagi, pelaku usaha juga dapat memperkirakan kapan waktu yang tepat untuk memperbarui stok persediaan suatu produk dengan mengetahui jumlah riil yang tersedia di Gudang dan juga area.  

Kapan Stock Opname sebaiknya dilakukan oleh Seller? 

• Akhir tahun setelah seluruh pencatatan atau pembukuan selesai, sehingga seorang audit dapat melakukan pengecekkan secara keseluruhan 
• Tiga atau empat bulan tergantung dari kemampuan dan kebutuhan perusahaan 

• Awal bulan oleh beberapa perusahaan agar menekan risiko selisih dari stok. 

Dengan perkembangan teknologi zaman sekarang, melakukan stock opname bisa dipermudah dengan  penerapan SKU juga untukmengurangi kesalahan pencatatan dan perhitungan stok barang. Lebih mudah, efisien, efektif, dan akurat! 

Menentukan waktu yang tepat untuk perusahaan melakukan stock opname dilihat dari jumlah barang yang ada. Semakin banyak maka jarak waktu akan semakin lama. Itulah sekilas mengenai stock opname yang dapat kamu ketahui. 

Setiap waktu pelaksanaan stock opname memiliki konsekuensinya masing-masing. Hal terpenting dalam pelaksanaan penghitungan stock opname adalah memastikan rangkaian kegiatan tersebut dilakukan secara teratur di waktu yang sama terlepas dari periode yang digunakan. 

Jadi Bagaimana Cara Melakukan Stock Opname? 

Ada beberapa hal yang harus kamu siapkan sebelum melakukan stock opname, antara lain:  

• Buatlah jadwal stock opname terlebih dahulu 
• Persiapkan alat penunjang yang dibutuhkan 
• Siapkan SDA yang paling kompeten untuk melakukan stock opname. Kamu bisa bentuk dua tim dengan tugas yang berbeda: mencatat & menghitung stock agar memudahkan kamu dalam pengerjaan stock opname. Pastikan juga kuantitasnya cukup ya. Jika dirasa stok barang atau gudang kamu lebih dari satu, berarti kamu harus memerhatikan dari jumlah SDA yang akan ikut turun tangan.  
• Buat denah gudang untuk mempermudah alokasi stok barang & persiapkan barang-barang di gudang 

• Tentukan barang apa saja yang harus dihitung dan dicatat. Ada kalanya sebuah stok tidak perlu dihitung. Barang-barang yang tidak perlu dihitung ini antara lain: 

• Barang/stok yang masuk selama proses stock opname, atau yang masuk setelah tanggal cut off stock opname. 
• Barang yang bersifat titipan dari pihak lain atau yang sering disebut konsinyasi. Barang ini tidak perlu dihitung karena tidak boleh diakui sebagai stok. 
• Barang rusak yang sudah tidak bisa diretur dan yang nilainya disepakati untuk dihapus. Barang seperti ini sebaiknya juga disendirikan penyimpanannya di dalam gudang. 

Beberapa alat yang harus ada saat memulai stock opname:  

• Alat tulis seperti pulpen dan lainnya untuk membantu kamu mencatat saat melakukan stock opname 
• Kartu barang untuk mempermudah saat melakukan pendataan 
• Kalkulator atau alat penghitung lainnya untuk meminimalisir data yang ganda 
• Alat barcode untuk langsung mencatat stock barang secara digital di sistem.  

Berikut adalah 5 cara mudah melakukan stock opname dengan prosedur atau langkah-langkah yang tepat: 

• Pertama, lebih baik kamu menghentikan pergerakan barang masuk dan keluar dari perusahaan, agar nantinya saat perhitungan tidak ada selisih kelebihan atau kekurangan. Stock opname barang yang paling efektif adalah dilakukan saat liburan sehingga tidak ada transaksi masuk dan keluar. 
• Pastikan seluruh dokumen yang dibutuhkan sudah lengkap sebelum melakukan stock opname. Dan mulai siapkan produknya.  

Ingat untuk memisahkan antara stok baru dan stok lama untuk mempermudah kamu menghitung produk. Mencampur aduk stok barang juga akan membuat kebingungan dalam pencatatan dan perhitungan. Pisahkan stok lama dan stok baru untuk mempermudah penghitungan jumlah stok lama yang terjual dan belum terjual. 

• Lakukan perhitungan secara cermat dan teliti agar tidak ada kesalahan data.  

Saat dilakukan stock opname lakukan perhitungan dua kali agar hasil yang didapat benar serta mengecek kekeliruan. Ada baiknya stok yang sudah dihitung diberi tanda seperti pemakaian label agar tidak terhitung dua kali. 

• Setelah perhitungan fisik diketahui hasilnya, langkah selanjutnya adalah membandingkan dengan pencatatan pada buku tentang jumlah barang yang tersedia dalam gudang. 
• Membuat laporan opname stok barang. 

Saat ini pencatatan dapat dilakukan secara mudah dengan berbagai software yang mumpuni di bidangnya, seperti UPFOS! Solusi mencatat stok barang HANYA dengan satu sistem.  

Praktis Membuat Laporan Stok Opname dengan  UPFOS 

Sistem omnichannel untuk membantu mengelola semua toko dari website sampai dengan berbagai marketplace UPFOS yang sudah terhubung ke berbagai platform marketplace ternama di Indonesia, seperti Tokopedia, Shopee, Lazada, BliBli, JD.ID, Bukalapak, TikTok Shop, Akulaku dan webstore Shopify.  

UPFOS juga menyediakan fitur manajemen lengkap untuk membantu para pemilik bisnis online untuk mengelola pesanan, toko, produk, stok barang, hingga customer relations hanya dalam satu dasbor. 

Jadi, UPFOS bisa jadi solusi kamu yang ingin memulai jadi berbisnis online, one stop solution for you! 

Yuk registrasi dulu di go.upfos.com GRATIS! 

 Cek cara daftar toko dan info lebih lanjut tentang UPFOS di sini